- ¿Qué es un indicador?
Expresión cualitativa o cuantitativa observable, que permite describir características, comportamientos o fenómenos de la realidad a través de la evolución de una variable o el establecimiento de una relación entre variables, la que comparada con períodos anteriores, productos similares o una meta o compromiso, permite evaluar el desempeño y su evolución en el tiempo ´´Camejo, Joanna.´´
- ¿Cuáles son los las características de los indicadores?
- Oportunos, excluyentes, prácticos, claros, explícitos, sensibles y verificables.
- Medibles, entendibles y controlables.
- Simples, adecuados, útiles y oportunos.
- Simples: Busquemos que sea comprensivo desde el nombre del indicador hasta su formula de calculo y los recursos que se requieren en la medición.
- Objetivos y neutros: Midamos lo que de verdad importa medir, y que describa el fenómeno. Busquemos además que sea independiente de otro, es decir, que no esté correlacionado con otro indicador.
- Sistemáticos (periodicidad de análisis): Que sea posible recolectar la información a tiempo para que, una vez analicemos la información, tengamos tiempo para tomar decisiones.
- ¿Cuáles son los Beneficios de los indicadores?
Todos los beneficios que podemos encontrar o los que alguien te puede decir son el efecto de un solo beneficio:Para tomar decisiones. Recordemos esa frase que menciona: Lo que no se mide no se controla. Si no se controla no se dirige. Si no se dirige no se puede mejorar.
- ¿Cuáles son los Tipos de indicadores?
Clasificación de indicadores por medición
- Indicadores cuantitativos: Son una representación numérica de un proceso, evento o fenómeno que se analiza. Dicho de otra forma, son una medida de cantidad.
- Dan respuesta a preguntas de cuánto, cada cuánto, y con qué frecuencia
Clases de indicadores por nivel de intervención
- Indicadores de impacto: Se enfocan en medir el cambio o comportamiento generado «después de» y se enfoca a largo plazo. Por ejemplo disminución de la delincuencia en el país.
- Indicadores de resultado: Mide las salidas de proceso determinando si el objetivo se alcanzó o no. Por ejemplo la percepción del servicio al cliente.
- Indicador de proceso: Muestra como se están haciendo las actividades. Por ejemplo el número de capacitaciones realizadas.
- Indicadores de insumo: Se enfoca en medir los recursos disponibles y su utilización. Por ejemplo el gasto en recursos administrativos.
Tipos de indicadores por nivel jerárquico
- Indicadores de gestión: Miden la relación entre los insumos y los procesos, lo que permite analizar el comportamiento y desempeño con una vista de procesos. Son cuantitativos y constituyen el primer eslabón en la cadena de intervención (ya te contaré con una imagen a qué me refiero con cadena de intervención).
- Indicadores estratégicos: Constituyen la evaluación de productos, efectos o impactos, haciendo que su enfoque esté en el siguiente eslabón de la cadena de intervención.
- Es la clasificación más común derivada de los indicadores de gestión.
- ¿Cuál es la relación entre los indicadores y el PHVA?
- De eficacia: Miden la relación entre los objetivos a alcanzar y lo conseguido realmente. Dicho de otra forma, este indicador mide lo que entregamos contra lo que se espera que logremos
- De eficiencia: Miden el rendimiento de recursos e insumos para conseguir los objetivos. Dicho de otra forma, examinan el aprovechamiento de los recursos para lograr lo propuesto.
- Planear: Diseño de indicadores: Esos indicadores tienen que estar alineados a algo o hechos con base en un elemento. Si hay un indicador que no le pega a nada, entonces ¿para qué lo construyes?, ¿para qué lo calculas?, ¿en qué te aporta? La respuesta seguramente es nada. Siendo el contexto empresarial nuestro escenario, asegúrate que el indicador que diseñas esté dirigido al logro de un objetivo o política, directriz o lineamiento.
- Hacer: Aplicar mediciones: Aquí es donde pones a rodar el indicador. Los datos que estés tomando para alimentar la fórmula del indicador deben ser confiables y reales.
- Verificar: Analizamos los datos: Piensa en para qué calculas un indicador. No tiene sentido que diseñes indicadores, tomes los datos y al obtener resultados, no hagas nada luego. Aquí es donde realmente toma valor el uso de un indicador y es cuando tomas decisiones.
- Actuar: Tomar acciones: Ejecutamos las decisiones previstas en el paso anterior. Estas decisiones pueden significar en el inicio de un nuevo ciclo PHVA.
- ¿Cómo construir un indicador?
Paso 1: Qué estás haciendo
Antes de medir es necesario seas consciente de las actividades que estás desarrollando. Mucho mejor si las tienes caracterizadas con el detalle de entradas y salidas.Paso 2: Definición de variables y formula de cálculo
Define las variables que van a componer tu indicador, la relación que tendrán entre sí y con ello la forma de calculo. Dicha relación estará dada por el tipo de información que deseas obtener.Paso 3: Elección del indicador
Seguramente tendrás una serie de indicadores ya planteados.Paso 4: Definiendo las meta de un indicador
Realiza las siguientes consideraciones para la definición de las metas de un indicador de gestión. No todos aplican, pues esto dependerá de la empresa, proyecto, actividad y sector.Paso 5: Fuente de información y frecuencia de recolección
¿De dónde proviene la información de los indicadores? ¿Cada cuánto se toma? ¿Cómo la vas a recolectar?Paso 6: Responsables del indicador
Define las distintas responsabilidades asociadas al indicador.Paso 7: A quién está dirigida la información del indicador
Con base en el destinatario, puede ser posible que se modifique la frecuencia de calculo del indicador o una presentación específica.Paso 8: Frecuencia de calculo
¿Cada cuánto se calcula el indicador? Esto dependerá del destinatario y de lo que se está midiendo.Paso 9: Ficha de indicadores
Aquí especificamos los elementos que componen cada indicador. Es útil porque resume todas las consideraciones tenidas en la planificación de los indicadores.
- ¿Como Tomar los datos y calcular el indicador?
- Socializar las responsabilidades (recolectar datos, calcular indicadores, interpretar indicador, etc).
- Entrena y educa al personal en su responsabilidad.
- Recolecta la información periódicamente, según lo definido en la ficha de indicadores. Por ejemplo, no recolectes los indicadores de dos semanas, y a continuación lo vuelves hacer una semana después. Esto podría alterar los datos afectando la pertinencia del calculo.
- Con toda la planeación realizada hecha en el punto anterior, no queda más que tomar los datos y calcular el indicador. Esto dentro del ciclo PHVA hace parte de la etapa de «hacer». No me voy a extender mucho en esta etapa, siendo que esta es la ejecución todo lo que has planificado. Sin embargo hay algunos apuntes importantes para mencionarte:
- ¿Cómo Análizar e interpretar los indicadores?
Lo primero:El análisis estará sujeto a la forma de calculo (recuerdas, el paso 2 de la planeación – construyendo indicador).
Lo segundo:¿Cuál es la tendencia del indicador?, ¿cuál debería ser su tendencia?
- Tendencia a la maximización: Debe crecer a través del tiempo. Por ejemplo uno de los indicadores que manejo con Ingenio Empresa son los suscriptores, donde evalúo que la cantidad de suscriptores aumente a través del tiempo. Para este año me he propuesto aumentar en 50 suscriptores mensuales.
- Tendencia a la minimización: Disminuir a través del tiempo. Por ejemplo una empresa en busca de la mejora continua puede plantearse un indicador decreciente como son las quejas y reclamos, que deberán ser cada vez menos.
- Con límites de seguridad: Debe mantenerse dentro de unos límites. Por ejemplo, la temperatura de la maquinaría no debería pasar de 75° C mientras esté funcionando.
Lo tercero:¿Cuál ha sido la variación del numerador y el denominador?
En otras ocasiones será pertinente evaluar la evolución del numerador y denominador de un período a otro.
Por último:El análisis y la interpretación de cada indicador depende de su tipología y la actividad que se realiza. Por ejemplo la interpretación del EBITDA es diferente a la de un indicador de gestión por ser el primero de tipo de financiero.
- ¿Cómo Tomar decisiones con la información?
En el ciclo PHVA, sigue la etapa de actuar. Calculados los indicadores, es el momento de tomar decisiones según el resultado. Estas decisiones están encaminadas a corregir la desviación que exista entre lo planeado y el resultado de lo ejecutado. Pueden contener los siguientes aspectos:
- Qué se quiere hacer
- Por qué se va a hacer
- Quién o quienes lo van a hacer
- Cómo lo van a hacer
- Cuándo lo van a hacer
- Dónde lo van a hacer
- 5 Ejemplos de indicadores por proceso con sus formulas
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Nombre
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Definición
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Fórmula
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Meta
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Nivel permisible
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Frecuencia
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Técnica Estadistica
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Responsable
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Resultado Pruebas
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Establece el nivel de comida saludables con los requerimetnos necesarios
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#Est.aprov/Total Estim*100=
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100%
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95%
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Por semestre
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Grafica de barras
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Junta de Accionistas
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Nivel de logro en las pruebas de salubridad
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Establecer el nivel de desempeño en la prueba
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%de puntos
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100%
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60%
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Anualmente
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Tabla de datos
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Imvima
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Nivel de cumplimiento de las actividades o proyectos
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Establece el procentaje de las actividades cumplidas en los proyectos
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%AR/%AP
AP: Actividades programadas
Ar: Actividades realizadas
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100%
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97%
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Semestral
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Tabla de datos, Grafico de barras
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Sub Gerente
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Nivel de cumplimiento o de obras establecidad según su funcionamiento
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Establece el nivel de cumplimiento de las horas exigidas por ley
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(Hp-Hr)x100
Hp: Horas Probables
Hr: Horas Reales
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100%
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85%
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Anual
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Tabla de datos y grafico de barras
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Sub Gerente
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Fuente
